Kommunen har nå redegjort for bruken av Chromebook i Strandaskolen

Nøyaktig på tidsfristen 4.november, er brevet med redegjørelsen til kommunen for bruk av Chromebook i skolen, datert. Her redegjør de for de punktene Datatilsynet forespurte i brev 11.oktober.

Les artikkelen om at Kommunen må redegjøre for bruken av Google Chromebook i skolen

En del dokumenter i redegjørelsen fra kommunen er unntatt offentligheten.

I redegjørelsen fra kommunen går det frem at det er svært få personopplysninger om elevene som lagres i Googles tjenester. I Google kontoen lagres kun navn og epostadresse på elevene, alle andre opplysninger er deaktivert for elevene.

Det fremgår også at Google-kontoene er opprettet gjennom synk fra det skoleadministrative systemet IST og blir administrert av skolesekretærene ved de forskjellige skolene. Årsaken til at fullt navn brukes er at dette er nødvendig for å kunne samhandle med medelever og lærere. Men det legges til at navnet er verken søkbart eller tilgjengelig på internett.

I Google classroom hentes det inn elevenes skole- og klassetilhørighet fra det skoleadministrative systemet (IST), samtidig som det lagres elevarbeider som indirekte også kan lagre foto og film knyttet til enkeltpersoner. Skole- og klassetilhørighet er ikke tilgjengelig på internett, presiseres det i brevet.

Det ble gjort en enkel risikovurdering før beslutningen om å ta i bruk Google Chromebook og Google tjenester ble tatt. Selve ROS-analysen er dokumentert etter hvert som prosjektet skred frem, og er kvalitetssikret med deltakere fra skoleledelsen, skoler, arkivleder, IT-avdelingen og personvernombud. Det er senere utarbeidet en fullstendig ROS-analyse.

I et av vedleggene blir det redegjort for hvorfor personvernkonsekvensene ikke ble vurdert som så høye eller i så stort omfang at behov for en egen DPIA ble vurdert, skriver Terje Ersland i brevet.

Kommunen dokumenterer også informasjonen som ble gitt i forbindelse med innføring av Google Chromebook og Google tjenester. Foruten informasjon til elevene ble det gjennomført foreldremøter med informasjon om den nye arbeidsmetoden. Foresatte som ikke har tilgang på bankID har signert papirdokumentet, mens de andre har signert elektronisk på et tilsvarende fulldigitalt skjema. Skjemaene ble utarbeidet på fem ulike språk.

Kommunen har også iverksatt en rekke tekniske og organisatoriske tiltak i forbindelse med bruk av Google Chromebook og Google tjenester for skole. Blant annet skal det ikke være mulig å logge på med private google-kontoer på Chromebooks. Det er også satt opp brannmurer i elevnettverket for å hindre uønsket innhold på utstyr eller hos brukerne.

Kommunens IT-avdeling har også deaktivert funksjonen for lagring av posisjon/lokasjon for alle Google-tjenester i elevnettverket.

I redegjørelsen skal det også være dokumentert med en databehandleravtale med Google og deres bekreftelse på at tjenester ikke innebærer lagring av personopplysninger i tredjeland, eller at Google kan bruke personopplysninger om elevene til egne formål, f.eks profilering eller forbedring av egne tjenester.

Les hele redegjørelsen fra kommunen i detalj her

Legg igjen en kommentar